Стрессы многозадачной работы: как с ними бороться

При работе в офисе человек неизбежно разрывается между множеством задач. катастрофически влияет на способности концентрации, внимание, интеллект и трудоспособность.

Многие люди жалуются, что им очень трудно работать в присутствии множества отвлекающих факторов. Когда нужно срочно ответить на телефонный звонок, сообщение по "аське", электронное письмо — работать приходится урывками. Американские ученые уже несколько лет исследуют эту проблему, пишет NYTimes.

Профессор Калифорнийского университета Глория Марк (Gloria Mark) провела специальное исследование, изучая повседневную работу офисных служащих в нескольких IT-компаниях. После более 1000 часов наблюдений собралась поистине шокирующая статистика. Оказывается, современный офисный работник уделяет одному проекту в среднем 11 минут времени, прежде чем его отвлекут и он перейдет к исполнению другой задачи. Более того, этот 11-минутный отрезок разбивается на трехминутные фрагменты, такие как составление электронного письма, чтение веб-страницы, с документом Excel.

Каждый раз, когда человека отвлекают от текущего занятия, ему требуется в среднем 25 (!) минут, чтобы снова к нему вернуться. Таким образом, работа в современном офисе напоминает прыжки камушка по воде: работать получается лишь урывками, в короткие промежутки между длительными паузами отвлекающих факторов.

Нельзя сказать, что это нравится людям. Проведенные опросы показали, что большинство из них предпочли бы работать спокойно, уделяя проекту более длительные промежутки времени. Но у них банально не получается. Современный стиль бизнеса диктует совершенно другие нормы. На письмо нужно немедленно ответить. Телефонный звонок невозможно отложить. Мгновенные IM-сообщения на то и мгновенные, что требуют немедленного ответа.

офисного работника — это нормальное явление. В терминологии компьютерной социологии такой стиль работы называется "помехозависимой" (interrupt driven). Отвлекающие факторы, помехи — это, зачастую, и есть сама работа.

Хотя такой стиль работы и дает человеку чувство важности, значимости и льстит его самолюбию, но в условиях постоянного стресса он реально ухудшает ментальные характеристики: снижает внимание, интеллектуальные способности и жизненный тонус. Сейчас ученые активно работают над тем, чтобы найти противоядие. Они пытаются найти идеальный способ существования в окружении множества хайтек-устройств, чтобы устранить стресс.

Вообще, наука о влиянии помех на человека сформировалась около 100 лет назад. когда появилась первая по-настоящему стрессовая IT-профессия: телеграфист. Психологи заметили, что если телеграфистке что-то говорить в момент набора сообщения, то повышается вероятность ошибки в тексте, поскольку внимание человека переключается "между разными каналами".

Позже психологи установили критическую важность способа представления данных в профессиях, требующих максимальной концентрации внимания на отслеживании информации. С тех пор все датчики в кабинах пилотов истребителей планируются специальным образом, чтобы каждый параметр можно было четко и ясно прочитать, мгновенно выделив среди прочих.

До сих пор подобные проблемы не касались обычных людей, даже работников IT-сферы. Однако в последние годы множество хайтек-устройств стремительно проникли не только в работу, но и в жизнь каждого из нас.

Сейчас "многозадачность" в условиях огромного потока входящей информации является нормальным режимом работы для миллионов офисных служащих. Персональный компьютер стал выполнять сотни задач. У обычного пользователя, как показали исследования Microsoft Research Lab, одновременно на десктопе открыто восемь рабочих окон разной функциональности. Вот уж действительно — как у пилота-истребителя. В среднем пользователь проводит в одном окне около 20 секунд, а затем переключается на другое.

Мэри Червинская (Mary Czerwinski), бывший научный сотрудник НАСА, а теперь — исследователь Microsoft Research Lab, считает, что одна из основных проблем современных компьютеров заключается в слишком маленьких экранах. Специально проведенные исследования показали, что на экранах с диагональю 44" производительность работы офисного сотрудника повышается в среднем на 10%, а в некоторых случаях — на 44%, по сравнению со стандартным 15-дюймовым монитором.

Человеку требуется около 25 минут, чтобы вернуться к выполнению прежней задачи, потому что наша память не приспособлена для таких условий. В результате, как только человека отвлекают от компьютера, он сразу упускает из памяти текущую задачу. Вам кажется, что после звонка по телефону вы легко закончите заполнение формы? Ничего подобного. Исследования показали, что в 40% случаев после возвращения к задаче человек начинает действовать в совершенно ином направлении! Наверняка почти все из нас многократно задавали себе вопрос: "Черт возьми, что я только что делал?". Проблемы с кратковременной памятью мучают почти каждого современного офисного работника. Доказательство этому — множество стикеров "Post It", наклееных там и сям на мониторе и окружающих предметах. Изучите, что именно на них написано.

Использование нескольких компьютерных мониторов способно решить множество проблем с кратковременной памятью и многозадачностью. Любой, кто работает с несколькими мониторами, подтвердит вам это. Увеличение диагонали монитора тоже снимает часть ментальной нагрузки, повышая производительность труда. Но, конечно же, этого явно недостаточно.

В будущем требуется применить новые подходы для облегчения "помехозависимой" работы. Например, самая простая идея — задержка всплывающих окон IM-пейджера до оптимального момента, когда показываются сразу все, накопленные за последние несколько минут. Оптимальное время для их показа можно вычислить, но это явно не тот момент, когда вы стучите по клавиатуре со скоростью 200 символов в минуту. Кстати, в лабораториях Microsoft разработали самообучаемую систему искусственного интеллекта, которая после настройки способна через с достаточной степенью точности определять, насколько сейчас занят человек. Есть и другие разработки, например, почтовая система SNARF, которая автоматически определяют приоритет входящих электронных сообщений (ведь на самом-то деле лишь одно из тысячи писем требует мгновенного ответа). В будущем такие программы смогут значительно снизить уровень стресса на рабочем месте.

Сейчас со стрессом помехозависимой работы можно бороться и простыми методами. Опросы среди гиков, работающих с компьютером по 16 часов в сутки, показали, что очень часто они предпочитают решение проблемы кратковременной памяти в стиле лоу-тек. Например, они копируют абсолютно всю актуальную информацию (список дел, текущие задачи, веб-адреса и т.д.) в один текстовый файл и постоянно работают с ним. Никаких тебе карманных компьютеров или специальных программ.

Борьба с хаосом простыми методами — это хаки повседневной жизни. Чтобы избавиться от многих стрессов, иногда достаточно изменить частоту проверки почты с 2 на 60 минут и купить бумажный блокнот вместо карманного компьютера. Это, кстати, один и самых популярных хаков, которые обсуждаются на специализированных сайтах и форумах.